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ミニマリスト流メール管理術

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Photo by Kon Karampelas on Unsplash

背景

チャットによるコミュニケーションが普及しつつある現在も,最新ツールに疎い人や社外の人などと連絡を取るときにメールは活用されている.様々なメール管理術が提唱されているにも関わらず,メールを見落とすという事象がたびたび発生する.なお,本稿では「うっかり見落とした」もののみを対象としており,「意図的に落とした」ものは例外としている.

ミニマルなメール管理術を5年程度続けているが,メールを見落とすという事象は発生していないため,本記事ではその手法を示す.

フォルダの種類

はじめに,フォルダの分け方を示す.私のフォルダは3種類である.

  • 受信ボックス:全てのメールを受ける口.宿題・やるべきことがあるメールを格納
  • アーカイブ:後述の不要でないメールを入れる口.情報共有や宿題対応済のメールを格納
  • 不要:自分に関係ないメール.とりあえず入れられているメーリングリストなどのメールなどを格納

プロジェクトごとにフォルダは分けていない理由として,アーカイブにあるメールを検索すればよいということが挙げられる.メール数が少ないほど検索速度が上がるので,アーカイブには必要なメールのみを入れる必要がある.それを支える不要フォルダという構図である.

ルール

メールが届いてからのルールを示す.

メール処理

後述のフィルタリングにマッチしないメールは全て受信ボックスに格納される.メールの種類によって,以下の処理を行う.

  • 自分に関係ないメール:常に関係ない場合はフィルタリングを使って常に不要フォルダに格納,たまたま今の自分に関係ないメールであればそのままアーカイブへ.
  • 自分に関係がある + 数分で対応できるメール:開いたメールを閉じず,そのままメールを返すなりタスクを行う.返信やタスク完了後,アーカイブへ.
  • 自分に関係がある + 数分で対応できないメール:タスクを確認してスケジューラに作業予定を入れる.返信やタスク完了後,アーカイブへ.

フィルタリング

前述の常に関係ないメールは,送信元や常に付与されている件名などから,受信ボックスに入れず直接不要フォルダに格納されるように設定する.無駄なメールを1秒も見ない,受信ボックスに残さないように仕組みを作る.

効果

  • タスクが受信ボックスに残っているため,メールを見落とすことがないこと
  • 常に受信ボックスが空に近い状態になるため,心理的に落ち着くこと(タスクをやらなきゃと思わなくなること)
  • 同じメールを不必要に何度も見返すことがなくなるため,メールに取られる時間が減ること

まとめ

本稿ではミニマリストが実践するメール管理術を示した.ミニマルなメール処理の仕組みを作ることで,メールを見落とすリスクが軽減し,更に心理的に落ち着くことやメールに取られる時間が削減される.